FAQ Zimbra

A Prefeitura de Porto Alegre, sob a coordenação da Secretaria Municipal de Planejamento e Assuntos Estratégicos (SMPAE), está executando o projeto de modernização administrativa, composto por diversas ações, sendo uma delas a atualização da solução de Correio Eletrônico de todo o ecossistema da PMPA .

Para atender a esta demanda, a Procempa adquiriu uma nova ferramenta de produtividade e colaboração: o Zimbra, que será implantado gradativamente em todos os órgãos da PMPA.

Essa atualização representa o melhoramento deste serviço, visto que a plataforma possui uma interface intuitiva e amigável, de fácil usabilidade e com diversas ferramentas e funcionalidades. O Zimbra é um ambiente colaborativo de e-mail, calendário, videoconferência, chat e armazenamento de arquivos (drive), tudo na mesma plataforma. 

Principais vantagens:

•    Caixas de entrada de 20GB
•    Acesso pela Web e dispositivos móveis
•    Licenças ilimitadas
•    Custos compatíveis e já previstos nos contratos
•    Integração com software de videoconferência (Jitsi Meet) e chat (Rocket Chat)

Abaixo, confira o tutorial em video de acesso à plataforma e o FAQ com as perguntas mais recorrentes sobre a sua utilização e respectivas funcionalidades.

Como acesso o Zimbra pelo navegador?

O Zimbra poderá ser acessado pelo link webmail.portoalegre.rs.gov.br. Efetue login com suas credenciais de rede, colocando seu usuário completo com o "@" incluso.

Exemplos:

maria@portoalegre.rs.gov.br
joao@previmpa.prefpoa.com.br
jose@dmae.prefpoa.com.br

Como acesso meus e-mails no Zimbra?

Após efetuar o seu login corretamente, a tela inicial mostrará sua caixa de entrada, conforme imagem abaixo. Você também pode acessá-la clicando no ícone do "envelope", primeiro do menu superior.

Como envio e-mails no Zimbra?

Para enviar e-mails, clique em "NOVA MENSAGEM". Aparecerá uma janela em branco onde você poderá enviar e-mails para quem quiser. No menu inferior, há uma série de funcionalidades, como tipo e tamanho da fonte, negrito, itálico, inserção de imagens e também o botão de anexar arquivos. Você também pode programar o envio do seu e-mail, clicando no botão com o ícone do relógio ao lado do "ENVIAR". 

Como anexo arquivos no e-mail?

Clique no botão com o ícone de um clips de papel para anexar arquivos de diferentes fontes ao seu e-mail, como fotos, arquivos do seu computador ou até mesmo arquivos do porta-arquivos (drive) do Zimbra.

Como acesso e utilizo o porta-arquivos (drive) do Zimbra?

Na página inicial do Zimbra, após ter realizado seu login, clique no ícone da maleta (imagem abaixo) e acesse o porta-arquivos.

O porta-arquivos funciona como um armazenamento de arquivos na nuvem, onde você também poderá efetuar o compartilhamento com outras pessoas.

 

Para fazer upload de algum arquivo, clique no botão "NOVO", no canto superior esquerdo, clique em "Carregar", selecione o arquivo desejado e o carregamento será realizado.

 

Como criar arquivos dentro do porta-arquivos?

Uma das grandes novidades do Zimbra é a possibilidade de criar arquivos, como documentos, planilhas e apresentações.

Dentro do porta-arquivos, clique em "NOVO" e selecione o tipo de arquivo que você deseja criar: documento de texto, planilha ou apresentação.

Após, insira o título desejado do arquivo, clique em "salve" e você poderá editá-lo. O arquivo em questão ficará automaticamente salvo no seu porta-arquivos, e você poderá compartilhá-lo com quem desejar e também remetê-lo por e-mail, via anexo.

Como compartilhar arquivos?

Após fazer o upload ou criar o seu arquivo no porta-arquivos, clique com o botão direito em cima do mesmo e, após, selecione "Compartilhar".

Você pode compartilhar com alguém por e-mail, conforme imagem abaixo, selecionando inclusive se deseja que a pessoa possa somente visualizar ou até mesmo editar o arquivo. E pode torná-lo público também, para que qualquer um possa visualizá-lo. Não esqueça de clicar em "Salve" para confirmar seu compartilhamento.

Como utilizar a agenda?

Clique no ícone do calendário, no menu superior, conforme imagem abaixo.

 

Após, clique no botão "NOVO EVENTO", para agendar seu compromisso/reunião. Preencha com as informações necessárias, como data, horários, local, convidados e demais informações. Após tudo preenchido, clique em SALVAR. Seu evento será devidamente agendado e o convite enviado aos interessados.

 

Clicando no botão "Mostrar disponibilidade", aparecerá um gráfico (gráfico de Gantt) mostrando a disponibilidade dos convidados de seu evento/reunião, conforme imagens abaixo.

Como aceitar convite de evento?

Você receberá uma notificação em formato de e-mail, conforme imagem abaixo. Para responder ao convite, você deve clicar em um dos botões: "Aceitar", "Provisório" ou "Recusar", havendo ainda a possibilidade de propor novo horário.

Como acessar o Jitsi Meet (Software de Videoconferência) pelo Zimbra?

O Zimbra possui integração com o Jitsi Meet, que é um software de videoconferência. Você pode acessá-lo ao criar um evento, conforme orientações acima, clicando no botão "Faça disso uma reunião Jitsi", ou então na barra superior, clicando no ícone do vídeo/câmera.
 

 

Após clicar no botão do "Jitsi", automaticamente será criado um link para a sua videoconferência.

Como acessar o Rocket Chat pelo Zimbra?

O Webmail Zimbra também possui integração com o chat oficial da Prefeitura de Porto Alegre, onde estão todos os servidores: o Rocket Chat. Após efetuar login na sua conta, você irá observar o ícone de bate-papo na barra superior, conforme imagem abaixo. Clique nele para efetuar o login com suas mesmas credenciais de usuário da rede PMPA. 

Após efetuar o login no Rocket Chat, você já estará apto a usufruir da plataforma, dentro do seu Webmail Zimbra. O bate-papo também estará disponível na mesma tela na caixa de entrada. Caso deseje diminuir a janela e ocultá-lo, dê um clique no logotipo do Rocket, que é o ícone de conversação em vermelho.

 

Eu uso Microsoft Outlook. Poderei continuar utilizando o Outlook?

Sim. Será necessário instalar um plugin que permitirá adicionar uma conta Zimbra no Microsoft Outlook.