Classificação de Documentos

Classificar documentos é agrupá-los de acordo com assunto, tipologias ou funções.

A Prefeitura de Porto Alegre utiliza a classificação funcional, a partir da qual os documentos são analisados de acordo com suas funções e agrupados hierarquicamente, identificando-se a totalidade das funções e atividades do organismo produtor. Os principais elementos a serem considerados nessa classificação são as funções, as subfunções, as atividades e os atos.

Para identificá-los utiliza-se códigos numéricos de acordo com o Plano de Classificação de Documentos, instrumento que representa a estrutura e atribuições da administração pública municipal.

Plano de Classificação de Documentos

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos atualizados da Administração Municipal contempla as seguintes subfunções:

  • Acompanhamento da constituição, desenvolvimento e encerramento da Administração Indireta
  • Estabelecimento de uma política municipal de educação
  • Gerenciamento da política municipal de desenvolvimento econômico
  • Política municipal de proteção, promoção e defesa dos direitos da criança e do adolescente
  • Gestão financeira
  • Gestão tributária
  • Gerenciamento da aquisição de insumos, material e equipamentos permanentes, de consumo e serviços
  • Gestão do patrimônio
  • Gestão de recursos humanos
  • Gestão de atividades pertinentes à Administração
  • Elaboração de atos administrativos
  • Gerenciamento da política municipal de saúde
  • Elaboração e promoção da política municipal de saneamento básico, limpeza urbana e manejo dos resíduos sólidos urbanos
  • Gerenciamento da Previdência Municipal
  • Gestão do Sistema Municipal de Transporte Público e de Circulação
  • Promoção das políticas públicas de turismo no Município
  • Exercer a consultoria jurídica e a representação judicial da Administração
  • Atendimento ao Cidadão

 

Tabela de Temporalidade de Documentos

É o instrumento que determina o prazo e a destinação dos documentos. A correta aplicação da TTD resultará na gestão eficiente dos recursos públicos, eliminando os documentos que não possuem mais valor legal e preservando a memória da administração pública porto-alegrense.

Disponibilizamos a versão compilada da Tabela, atualizada em março/2024:

 

Acesse aqui o Decreto Nº 17.480/2011, que define normas para a classificação, avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo. 

Amostragem

Algumas séries e/ou subséries da Tabela de Temporalidade de Documentos são recolhidas através da amostragem, ou seja, arquiva-se apenas uma parte da documentação acumulada, mediante critérios previamente estabelecidos.

Disponibilizamos abaixo os critérios já definidos para guarda por amostragem, que estão identificados de acordo com sua respectiva série ou subsérie. 

2.1.4.1 Autorização de funcionamento de estabelecimentos e 2.1.4.3 Fiscalização

critérios amostragem 2.1.4

2.5.4 Processo de escolha do Conselho Tutelar

critérios amostragem 2.5.4

3.3.1.3 Contratação de serviços e compra de materiais de consumo

critérios amostragem 3.3.1.3

3.9.1 Representação judicial 

3.9.2 Representação extrajudicial

critérios amostragem 3.9.1 e 3.9.2

 

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