Contatos

Coordenação de Gestão Documental

Telefone:(51) 3289-1691

E-mail: smapcgd@portoalegre.rs.gov.br

Endereço:Rua Sete de Setembro, 1123, 2º andar, Centro (de segunda a sexta-feira das 9h às 17h).

Instagram: @siarqportoalegre

Acervo

O acervo da Coordenação de Gestão Documental (CGD) é composto por documentos produzidos e recebidos pela Prefeitura de Porto Alegre a partir de 1892, em suportes de papel e microfilme.

Além de processos administrativos, nos quais se destacam os processos de aprovação de projetos arquitetônicos, o acervo contém documentação funcional de servidores, documentos transferidos de Secretarias extintas, ou que precisam de guarda intermediária. 

Pode ser consultado através dos seguintes canais: 

Base de Dados GPA

Na base de dados GPA constam informações de processos administrativos abertos a partir de 1892, em papel. Clique aqui para acessar e realizar sua pesquisa.

Sistema Eletrônico de Informações 

A Prefeitura de Porto Alegre passou a adotar o uso do Sistema Eletrônico de Informações em 2012, com a migração gradativa do papel para o meio digital.

Processos eletrônicos podem ser pesquisados neste link: SEI

ATOM PMPA

Para realizar indexação e descrição de documentos conforme as normas arquivísticas, a PMPA adotou o uso do sistema AtoM, para constituir seu Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq).

Utilizado em parceria com o Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho (SMCEC), já  estão disponíveis as edições do Diário Oficial de Porto Alegre produzidas entre 1995 e 2003, assim como livros históricos digitalizados. 

A Coordenação de Gestão Documental (CGD) é o órgão gestor do Sistema de Arquivos de Porto Alegre e o setor responsável por planejar, desenvolver e coordenar a política de gestão documental da PMPA, agilizando o acesso à informação e a preservação da memória institucional.

Objetiva ser referência, consolidando-se como órgão estratégico de coordenação do sistema de arquivos agregando métodos e tecnologia que permitam garantir o direito ao acesso através de serviços oferecidos com excelência no atendimento.

Os valores de trabalho em equipe, comprometimento, aprimoramento constante, qualidade no atendimento, responsabilidade e visão sistêmica permitem que as ações sejam realizadas em conjunto com suas Equipes. 

 

Equipe de Protocolo e Arquivo (EPA)

É competência da EPA gerir a guarda da documentação da administração centralizada, bem como a recepção, classificação e protocolização de novos documentos, encaminhando aos demais órgãos da centralizada, de acordo com a função da documentação.

Garante acesso através do atendimento direto ao público.

Seus principais serviços e formas de atendimento estão disponíveis na Carta de Serviços.

Equipe de Preservação e Seleção de Documentos (EPSD)

A EPSD é responsável por preservar a documentação sob guarda da CGD, além de aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos vigente, garantindo que cada documento seja destinado de acordo com sua classificação, seja por meio da eliminação ou recolhimento para guarda  permanente. 

Elabora e executa projetos e ações visando garantir conservação preventiva e controle ambiental do acervo.

Unidade de Assessoramento de Sistema de Arquivo (UASA)

É competência da UASA coordenar o funcionamento do SIARQ/POA, visando o desenvolvimento da gestão documental e garantindo o acesso da informação para além da Coordenação.

Essas ações são possíveis também através de orientações técnicas aos órgãos municipais quanto à gestão de seus acervos arquivísticos. Busca-se disseminar boas práticas quanto a condições de acesso, aplicação da Tabela de Temporalidade e preservação de documentos.