Conservar documentos significa adotar estratégias e políticas visando boas práticas na guarda, no acesso e manuseio do patrimônio documental.

Objetiva-se preservação do acervo e dos locais que os abrigam. Recomendam-se abaixo ações que visam conservação preventiva.

• Prédios e salas de arquivo

Os locais de acervo devem ser constantemente vistoriados considerando possibilidades de sinistros, tanto com fogo ou água, vandalismos, deve-se priorizar áreas térreas e pouca umidade.

O Conselho Nacional de Arquivos publicou recomendações para a construção de arquivos que orientam o planejamento para a construção, adaptação e reforma de edifícios que atendam às funções arquivísticas.

• Acervo

1. Cuidar do manuseio de documentos:  mãos limpas, sem lanches perto de documentos, sem umedecer documentos com saliva, protege-se o documento e seu organismo, que ficam livres de bactérias e outras sujidades;
2. Não dobrar, amassar o documento, não expor à luz solar;
3. Evitar intervir no documento com objetos adesivos ou metálicos;
4. Cuidar no transporte, utilizando-se equipamento adequados e evitando dias chuvosos;
5. Controlar durabilidade de documentos em suportes eletrônicos, adotando-se práticas de preservação digital tais quais manter longe de campos eletromagnéticos (computadores, aparelhos de som, TV, etc.);
6. Evite intervir realizando anotações à caneta ou tinta de qualquer espécie, utilize lápis 6B priorizando registros oficiais ou de catalogação;
7. Utilize equipamentos de proteção individual tais quais luvas, máscaras e aventais.

 

Projeto de Acesso e Conservação Arquivística do Acervo do HPS

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O Projeto de Acesso e Conservação do Acervo do Hospital de Pronto Socorro de Porto Alegre (HPS/POA) de 1939 a 1978 foi proposto pela Coordenação de Gestão Documental (CGD) em setembro de 2022 com o objetivo principal de neutralizar o processo de deterioração da documentação, a partir do emprego de técnicas de conservação arquivística.
Em 2023 o projeto foi selecionado pelo Programa Iberarchivos, iniciativa de cooperação e integração dos países ibero-americanos, que apoia a execução de projetos arquivísticos. A proposta da CGD foi contemplada com €8 mil para investimento em ações de treinamento, aquisição de equipamentos e materiais, rotinas de higienização e ordenação de documentos.
A fase de execução do projeto foi iniciada em novembro de 2023 com a realização da  Capacitação sobre Conservação Preventiva, Higienização e Pequenos Reparos de Documentos para membros da equipe de Preservação e Seleção de Documentos.   Atualmente, o acervo, formado por fichas médicas e prontuários do HPS, está passando pelas etapas de higienização e acondicionamento, que pouco a pouco resgatam o acesso a estas informações. Até abril de 2025 aproximadamente 400 metros lineares de arquivos foram higienizados e armazenados em novos acondicionadores, representando 50% desta fase de intervenção do projeto.

A Coordenação de Gestão Documental (CGD) segue trabalhando no aprimoramento das rotinas de conservação deste importante acervo porque ainda há muito a fazer, mas os resultados já são visíveis! 

Prestação de Contas

Janeiro 2024

Informe Técnico de Desenvolvimento do Projeto

Relatório de prestação de contas - Janeiro de 2024

Novembro 2024

Informe Técnico de Desenvolvimento do Projeto

Relatório de prestação de contas - Novembro de 2024